Formato de la Propuesta

Es importante definir estándares de las propuestas de los diferentes proveedores de soluciones, con el fin de facilitar la evaluación técnica y financiera de estas propuestas y, por ende, de la decisión final.

* Sistemas o solución configurada. Aquí se debe incluir detalladamente la descripción técnica detallada de la solución propuesta y las capacidades de crecimiento del sistema. Esta información debe contener manuales técnicos de hardhawe y del software configurado, así como diagramas esquemáticos de la configuración propuesta.
* Requerimiento de instalación. Aquí es donde se puede modificar una decisión determinada, ya que afecta el costo total de la solución. Esta información debe incluirse en los requerimientos:
* Espacio físico que ocupa el equipo.
* Instalaciones eléctricas y equipos reguladores de voltaje.
* Temperatura ambiental y equipos de refrigeración.
* Requerimientos especiales tales como piso falso, equipo de control de humedad, y todos los demás requerimientos de instalación.
* Soporte del proveedor.
* Soporte para el entrenamiento de personal en el nuevo equipo y calendario de cursos, incluyendo su costo.
* Personal de soporte para el hardware, software y, en general para el mantenimiento del equipo.
* Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado en la propuesta.
* Apoyo y experiencia para convertir las aplicaciones y los programas de aplicación al nuevo equipo computacional.
* Información de costos. en este punto debe incluirse toda la información económica y financiera de las propuestas del equipo computacional.
* Condiciones de contrato. Por lo general las condiciones de contrato se especifican en formaos fijos que el proveedor anexa en la mayoría de las propuestas, los cuales comúnmente son elaborados por el departamento legal de la compañía.
* Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y opcionales del cliente que tiene la solución presentada por el proveedor. Este punto es importante insistir a los proveedores que esta información debe incluirse en la propuesta entregada en forma expresa por separado.

Abrir concurso con los proveedores: una vez que se elaboro el RFP, es necesario abrir formalmente el concurso de los proveedores que deciden concursar o competir por el contrato. Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que contiene todas las especificaciones descritas antes de entregarlo formalmente a cada uno de los proveedores que desean concursar y se debe considerar e invitar a todos los proveedores posibles.

Un error frecuente que se comete es invitar solamente a aquellos proveedores que consideramos adecuados y no se permite una franca competencia entre ellos.Descartar propuestas: en este proceso se descartan las propuestas que no cumplan con los requerimientos obligatorios. El análisis y evaluación de todas puede resultar lento y costoso. Es por eso que un proveedor puede ser descartado si no cumple con el tiempo de entrega del equipo o no se ajusta al presupuesto máximo autorizado.

Factores que deben evaluarse: la evaluación técnica de las propuestas debe realizarse exclusivamente sobre las soluciones que satisfacen todos los requerimientos obligatorios y que cumplen mejor los requerimientos opcionales. 

* Factores de hardware.
* Factores de software: los softwares de sistemas el cual se compone de programas de control, lo cual incluye el sistema operativo, software de comunicaciones y administrador de base de datos. Además se considera paquetes especiales, tales como simuladores, análisis financieros, programación lineal, control de proyectos, análisis estadísticos y paquetes que se enfocan a resolver problemas funcionales a los usuarios, tales como contabilidad, cuentas por pagar, facturación, entre otros.
* Factores de proveedor: proveedor es toda aquella información relacionada con la imagen que este tiene en el mercado local, regional mundial.
* generalidades
* Representación mundial y regional del proveedor.
* Tiempo de entrega del equipo y futuras ampliaciones.
* Profesionalismo y preparación de los vendedores.
* Su situación económica y financiera.
* Calidad de la documentación y manuales disponibles.
* Apoyo a la capacitación: Existen proveedores que no tienen disponibles los cursos dentro de la localidad en la que será instalado el equipo, situación que modifica Ia estructura integral de costos de las diferentes alternativas de equipo computacional.
* Capacitación al personal de las aéreas de investigación y soporte técnico. 

* Capacitación en el área de análisis y programación.
* Capacitación de operadores.
* Capacitación de usuarios.
* Mantenimiento de hardware y software: siendo la capacidad de un proveedor para proporcionar un soporte y servicio, para asegurar el funcionamiento continuo e ininterrumpido del sistema computacional.
* Calidad y cantidad de personal capacitado de tiempo completo disponible en hardware y software.
* Tiempo promedio que tarda el proveedor en atender las fallas reportadas.
* Tiempo o porcentaje de sistema funcionando, que es el tiempo que trabaja el sistema sin que ocurra un problema.
* Tiempo promedio que el sistema permanece caído, durante cada falla.
* Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con mayor oportunidad a fallas.
* Existencia de horario extendido, siete días a las semanas y 24 horas diarias para atender fallas.
* Equipos de respaldo: estos equipos pueden garantizar las operaciones de la empresa del cliente durante las fallas prolongadas. Algunos de estos factores puede incluir:
* cantidad de equipo de respaldo existente.
* Facilidad de trasladar procesos a los equipos de respaldo.
* Grado de satisfacción de estos usuarios en relación con el proveedor.
* Apoyo durante la conversión de aplicaciones: en este el proveedor apoya al cliente durante el proceso de conversión y traslado de las aplicaciones y programas al nuevo equipo, como por ejemplo convertir nuevos programas de lenguaje Cobol a Visual Basic. En la actualidad, debido a las plataformas abiertas que se están utilizando, el apoyo de los proveedores en la conversión de aplicaciones ya no constituye un problema.

* Los antecedentes que tiene el proveedor en el apoyo a otros clientes en conversiones similares a las requeridas.
* Facilidad de iniciar la conversión de aplicaciones antes de la llegada del equipo, a fin de reducir el tiempo y costo de la operación paralela de ambos equipos.